Se você já se pegou mexendo na declaração do Imposto de Renda e pensou em como seria bom se tudo já viesse preenchido, saiba que a Receita Federal está planejando trazer essa comodidade para as empresas. O secretário da Receita, Robinson Barreirinhas, confirmou que, dentro da reforma tributária sobre o consumo, a ideia é criar uma declaração pré‑preenchida – algo que já funciona para pessoa física – e isso pode transformar a rotina de contadores e empresários.
Mas antes de imaginar o futuro, vale entender como chegamos até aqui, quais são os passos já em teste e o que isso significa para o caixa da sua empresa.
Como funciona a declaração pré‑preenchida?
A lógica é simples: a nova plataforma tecnológica vai digitalizar todos os documentos fiscais emitidos – notas fiscais eletrônicas, cupons, documentos de serviço – e cruzar essas informações em tempo real. Quando o empresário ou o contador acessar o sistema, verá todos os campos já preenchidos com base nos dados que a própria empresa enviou ao longo do ano. Basta revisar, confirmar que está tudo certo e clicar em “enter”.
Esse processo, chamado de “apuração assistida”, elimina a necessidade de gerar declarações manuais, reduzindo erros de digitação e, principalmente, o tempo gasto em burocracia.
Por que a Receita quer acabar com as declarações?
Segundo Barreirinhas, a tendência “é acabar com as declarações”. A ideia é que, ao emitir documentos digitais, a empresa já entregue todas as informações necessárias ao fisco. O papel da declaração seria apenas validar e confirmar esses dados. Isso traz duas vantagens claras:
- Menos risco de multas: se os dados já vêm do próprio sistema da empresa, há menos chance de inconsistências que geram autuações.
- Fluxo de caixa mais previsível: ao saber exatamente quanto de tributo será devido, a empresa pode planejar melhor seus pagamentos.
Além disso, a digitalização total abre espaço para outras inovações, como o “split payment” que deve entrar em vigor a partir de 2027 para tributos federais, permitindo o pagamento imediato dos impostos no momento da transação.
O que muda no dia a dia das empresas?
Para quem ainda está acostumado a usar planilhas ou softwares de gestão separados, a mudança pode parecer assustadora. No entanto, a Receita Federal garante que os campos das notas fiscais permanecerão os mesmos: CNPJ, CPF, quantidade de produtos, valor da venda e códigos tributários. A diferença está na integração automática desses dados ao novo sistema.
Especialistas alertam que empresas que ainda não migraram para soluções de emissão de NF‑e ou que utilizam sistemas legados podem enfrentar alguns desafios:
- Possível paralisação de mercadorias se o sistema não reconhecer a documentação.
- Dificuldade no contas a pagar, já que o crédito tributário pode não ser aproveitado corretamente.
- Impacto direto no fluxo de caixa, caso a empresa perca oportunidades de recolher ou compensar tributos.
Mas a Receita Federal já se posicionou: não haverá aumento de complexidade na emissão das notas fiscais, nem cenário caótico a partir de 2026. Os campos permanecem, e a transição será feita de forma gradual.
Calendário da reforma: de 2026 a 2032
O plano da reforma tributária está dividido em fases:
- 2026: início da digitalização dos documentos fiscais e testes da plataforma sem cobrança efetiva (alíquota de 1% que será destacada).
- 2027: implantação do split payment para tributos federais.
- 2029‑2032: transição do ICMS estadual e do ISS municipal para o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), com redução gradual das alíquotas estaduais/municipais e aumento da alíquota do IBS.
Essas etapas dão tempo para que as empresas se adaptem, atualizem seus sistemas e treinem suas equipes.
Como se preparar?
Se você ainda não tem um software de emissão de NF‑e ou não integra sua contabilidade ao ERP, este é o momento de começar. Algumas dicas práticas:
- Mapeie seus processos fiscais: entenda quais documentos são emitidos, quem os gera e como são armazenados.
- Invista em tecnologia: procure soluções que já ofereçam integração com a Receita Federal ou que estejam preparadas para o novo padrão.
- Treine sua equipe: contadores, fiscais e operadores de caixa precisam conhecer as mudanças para evitar erros.
- Faça testes internos: simule a geração de declarações pré‑preenchidas antes da data oficial.
Essas medidas ajudam a transformar a obrigatoriedade em oportunidade: menos tempo com papelada, mais foco no crescimento do negócio.
O que isso significa para o pequeno empresário?
Para micro e pequenas empresas, a simplificação pode ser um alívio. Hoje, a carga tributária já é complexa, e a necessidade de contratar consultorias ou contadores especializados gera custos adicionais. Com a declaração pré‑preenchida, o próprio empresário pode validar seus dados de forma rápida, reduzindo a dependência de terceiros.
Entretanto, a digitalização exige acesso à internet de qualidade e um investimento inicial em software. Por isso, vale buscar opções de serviços em nuvem que cobrem o custo com planos escaláveis.
O futuro da tributação no Brasil
O que estamos vendo é uma tentativa de alinhar o Brasil aos padrões internacionais de tributação digital. Países como a Estônia já operam quase que totalmente em sistemas eletrônicos, o que gera mais transparência e menos evasão.
Se a reforma avançar como planejado, podemos esperar:
- Um ambiente de negócios mais competitivo, já que a previsibilidade tributária aumenta.
- Redução de custos operacionais para empresas de todos os portes.
- Maior arrecadação para os governos, graças à diminuição da sonegação.
Mas tudo isso depende da implementação efetiva, da aceitação das empresas e da capacidade dos estados e municípios de ajustar suas legislações ao novo IBS.
Em resumo, a declaração pré‑preenchida para empresas promete mudar a forma como lidamos com tributos: menos burocracia, mais automação e, potencialmente, mais tranquilidade para quem empreende. Agora, o desafio está nas mãos de cada empresário: adaptar-se, investir em tecnologia e aproveitar a oportunidade de simplificar a gestão fiscal.
