Se você já se aventurou a fazer a declaração de Imposto de Renda como pessoa física, sabe o quanto a ferramenta de pré‑preenchimento alivia a dor de cabeça. Agora, o secretário da Receita Federal, Robinson Barreirinhas, anunciou que a mesma lógica chegará às empresas. A proposta faz parte da reforma tributária sobre o consumo e promete transformar a forma como pequenos e grandes negócios lidam com obrigações fiscais.
Como funciona a declaração pré‑preenchida para empresas?
A ideia central é simples: a Receita Federal vai digitalizar todos os documentos fiscais emitidos pelas empresas – notas fiscais eletrônicas, cupons, documentos de prestação de serviços – e, a partir desses dados, gerar uma declaração quase pronta. O empresário ou o contador acessa a plataforma, verifica se tudo está correto e, com um clique, confirma a informação.
Esse processo já existe para pessoas físicas, que recebem o extrato com rendimentos, despesas e deduções já preenchidos. A diferença para as empresas é que, além dos dados de faturamento, o sistema precisará cruzar informações de impostos sobre consumo (ICMS, ISS, o futuro IBS) e de retenções na fonte.
Por que a Receita quer acabar com as declarações?
Barreirinhas descreve a tendência como “acabar com as declarações”. A lógica é que, se a empresa já gera documentos digitais que contêm todas as informações necessárias, não faz sentido exigir relatórios manuais adicionais. O futuro seria um apuração assistida: o sistema aponta inconsistências, sugere correções e, ao final, basta o empresário apertar “enter”.
Essa mudança tem dois grandes benefícios:
- Redução de erros: ao eliminar a digitação manual, diminui‑se a chance de informações erradas que podem gerar multas.
- Ganho de tempo: contadores podem focar em análises estratégicas ao invés de tarefas repetitivas de preenchimento.
O que muda a partir de 2027: split payment e pagamento imediato
Outro ponto da reforma que vem junto com a plataforma é o chamado split payment. A partir de 2027, os tributos federais sobre consumo serão recolhidos imediatamente no momento da venda, em vez de serem apurados ao fim do período. Isso significa que, ao emitir a nota fiscal, o sistema já desconta a parte que cabe ao governo e repassa o restante ao vendedor.
Durante a fase de testes, a Receita está aplicando uma alíquota simbólica de 1 % apenas para validar o processo, sem gerar cobrança real. Essa taxa será “destacada”, ou seja, será abatida nas contas de outros tributos, evitando impacto no fluxo de caixa das empresas.
Transição para o IBS: o que esperar entre 2029 e 2032
O grande salto ainda está por vir: entre 2029 e 2032, o ICMS estadual e o ISS municipal deverão ser substituídos pelo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). O plano prevê uma redução gradual das alíquotas desses tributos tradicionais e um aumento da alíquota do IBS, que será o único tributo sobre consumo dos estados e municípios.
Essa transição tem como objetivo simplificar a cobrança, reduzir a guerra fiscal entre estados e melhorar a previsibilidade de receitas para os entes federados.
Desafios para as empresas hoje
Embora a promessa seja de simplificação, a realidade no curto prazo exige preparação. Especialistas alertam que empresas que ainda não adotaram sistemas de gestão integrados podem enfrentar problemas como:
- Mercadorias paradas por falta de documentos fiscais válidos;
- Dificuldade no contas a pagar, já que o pagamento de tributos pode ser exigido antes da confirmação de crédito;
- Perda de créditos tributários por falta de integração entre sistemas de emissão e de apuração.
A Receita Federal, por sua vez, garante que não haverá aumento de complexidade nas notas fiscais. Os campos permanecerão os mesmos – CNPJ, CPF, quantidade, valor, códigos tributários – mas serão preenchidos eletronicamente.
Como se preparar?
Se você ainda não migrou para um ERP (Enterprise Resource Planning) ou um sistema de gestão que integre a emissão de NF‑e, esse é o momento de começar. Algumas dicas práticas:
- Mapeie os processos atuais: identifique onde ocorrem inserções manuais de dados e quais são os gargalos.
- Invista em treinamento: contadores e equipes de finanças precisam entender a nova lógica de “apuração assistida”.
- Teste a plataforma em ambiente de sandbox: a Receita disponibiliza um ambiente de testes sem penalidades para que as empresas se familiarizem.
- Consulte especialistas: contadores, consultores tributários e empresas de software podem ajudar a adaptar rotinas e evitar surpresas.
Impactos no dia a dia do empreendedor
Para o pequeno empresário, a mudança pode significar menos tempo gasto com papelada e mais foco no crescimento do negócio. Imagine poder fechar a contabilidade de um mês inteiro em poucos cliques, sem precisar conciliar planilhas ou reprocessar notas.
Para grandes corporações, a vantagem está na padronização e no controle em tempo real de obrigações fiscais em todas as filiais, reduzindo riscos de autuações e facilitando a gestão de créditos de PIS/COFINS, por exemplo.
O que vem pela frente?
Barreirinhas afirma que a regulamentação está quase concluída – faltam apenas alguns pontos menores a serem resolvidos antes da publicação ainda este ano. Se tudo correr conforme o planejado, a primeira fase de testes deve se transformar em operação plena ainda em 2026, com a cobrança efetiva iniciando em 2027.
Em resumo, a reforma tributária está trazendo uma revolução tecnológica que pode, de fato, simplificar a vida das empresas. Mas, como toda mudança, exige preparo, investimento em tecnologia e atualização de processos. Quem se antecipar terá vantagem competitiva e evitará os tropeços que outras empresas podem enfrentar.
E você, já está pensando em como adaptar sua empresa a essa nova realidade? Compartilhe nos comentários suas dúvidas e experiências – a troca de ideias pode ser o melhor caminho para enfrentar a reforma juntos.
